Stappen bij overname beheer
- Inventarisatie bij VVE van verplichtingen aan derden. Van belang is vast te stellen welke verplichtingen de vereniging heeft. Daartoe beoordelen wij de crediteuren en de lopende contracten op juistheid en volledigheid. Ontbrekende- of verlopen contracten brengen wij onder uw aandacht.
- Controleren volledigheid en juistheid overgedragen stukken. De overdracht kan maar één keer plaatsvinden. Daarbij is het van belang dat de vereniging alle voor haar van belang zijnde stukken ter beschikking krijgt. Daarbij behoort een bewijs van inschrijving Kamer van Koophandel en een brief van de Belastingdienst waarin het fiscaal nummer aan de vereniging kenbaar wordt gemaakt.
- Opmaken Proces Verbaal (PV) van overdracht. De overdracht wordt begeleid met uitgebreide checklists en wordt afgerond met het opmaken van een proces verbaal van overdracht. Hiermee is de overdracht gedocumenteerd voor eventuele aanvullende acties.
- Voorleggen PV aan kascommissie en/ of ledenvergadering en vaststelling van dit PV. Hiermee krijgt de vereniging de gelegenheid de overdracht inhoudelijk te beoordelen en is er een formeel punt van goedkeuring.
- Enquêtes over inrichting beheer onder leden. Aan de hand van vragenlijsten onder de leden wordt vastgesteld wat de gewenste vorm- en inhoud van het beheer is dat door ons gevoerd zal worden. Een democratische manier om het beheer vast te stellen.
- Opstellen Service Niveau Overeenkomst (SNO). Tussen de vereniging en ons ontstaat een overeenkomst die de hiervoor uitgevraagde vorm- en inhoud van het beheer invult. Voor alle leden is duidelijk wat de verwachtingen ten aanzien van het beheer mogen zijn.
- Ledenvergadering ter vaststelling status overdracht, opdracht beheer en vaststellen wijze beheer d.m.v. SNO. Uiteindelijk vragen wij de instemming van de ledenvergadering voor de opdracht tot beheer en de wijze waarop zij dat zullen invullen. De ledenvergadering zal deze punten door middel van een rechtsgeldig besluit bekrachtigen.